Chaque document au bon endroit, accessible en quelques secondes, par tous.
Les fichiers sont répartis entre des dossiers réseau, des SharePoint, des boîtes mail et des postes individuels. Retrouver le diagnostic amiante d'un bâtiment précis suppose de savoir où chercher, et souvent d'appeler la bonne personne.
Quand un agent part, une partie de la mémoire documentaire disparaît avec lui. Les doublons s'accumulent, les versions se multiplient, et les nouveaux arrivants repartent de zéro à chaque fois.
Les obligations réglementaires imposent la production de diagnostics, de rapports de contrôle et d'attestations précis. Sans centralisation structurée, la collectivité ne peut ni confirmer que ces documents sont présents, ni les produire rapidement lors d'un contrôle.
Accéder directement au diagnostic d'un bâtiment depuis sa fiche, sans savoir où il a été rangé.
Chaque document est rattaché au bâtiment ou à l'équipement qu'il concerne. Vous le trouvez depuis la fiche, pas depuis une arborescence informatique.
Les alertes sur les documents manquants ou expirés vous permettent d'anticiper. En cas de contrôle, vous produisez le dossier complet en deux clics, sans reconstitution d'urgence.
La connaissance documentaire n'est plus portée par des personnes. Elle est structurée dans la plateforme et transmissible entre agents et entre mandats.
Recherche par mot-clé, par bâtiment, par type ou dans le contenu d'un PDF : vous trouvez n'importe quel document sans naviguer dans des dossiers ni appeler le bureau.
Démontrer la maîtrise documentaire lors d'un contrôle, sans reconstitution d'urgence.
Piloter la mémoire documentaire sans dépendance aux personnes qui savent où chercher.
Accéder aux bons documents depuis le terrain, en quelques secondes, depuis son téléphone.
Élu / DGS
Démontrer la maîtrise documentaire lors d'un contrôle, sans reconstitution d'urgence.
HexaDone n'impose pas de refonte du système d'information. La plateforme connecte, complète et enrichit ce qui est déjà en place, à votre rythme.
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