M2.1 - Exploiter - gestion servicielle · SM2.1.5

Gestion des contrats et dépenses énergétiques

Savoir combien vous payez, dans quel cadre contractuel, et maîtriser chaque euro.

Dans la plupart des collectivités, les factures d'énergie arrivent par fluide, par fournisseur et par bâtiment dans des services différents. Personne ne peut répondre simplement : combien dépensons-nous en énergie, par bâtiment, par rapport au budget voté ? HexaDone installe la couche financière et contractuelle qui manquait : chaque dépense rattachée à un bâtiment, chaque contrat suivi, chaque écart détecté avant paiement.

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Vos sources actuelles

Référentiel unifié

Ce que vous pilotez

SM2.1.4 Consommations

Factures PDF/CSV

ERP budgets

Fournisseurs énergie

Référentiel bâtiments

SM2.1.5

Contrats et dépenses énergétiques

Arbitrage PPI

Conformité tertiaire

ERP comptable

Pilotage élu

Reporting financier

Votre situation

Votre situation, c'est ça ?Vous vous reconnaissez dans l'une de ces situations ?

Ces défis sont courants dans les organisations patrimoniales. HexaDone a été conçu pour y répondre directement.

Personne épuisée face aux défis patrimoniaux

Situation 1

Les dépenses énergétiques restent non consolidées

Les factures arrivent par fluide, par fournisseur et par bâtiment dans des services différents. Il n'existe aucune vision consolidée. Répondre à la question 'combien dépensons-nous ?' nécessite une recompilation manuelle longue et partielle.

Situation 2

Les contrats sont mal suivis et les échéances ratées

Les conditions tarifaires, les puissances souscrites et les dates d'échéance sont souvent méconnues des équipes. Les renouvellements tacites passent inaperçus, les anomalies de facturation ne sont pas détectées faute de base de comparaison, et les surcoûts s'accumulent.

Situation 3

Le budget énergie est piloté en clôture, pas en cours d'année

Sans suivi des dépenses réelles par rapport aux budgets votés, les écarts ne sont découverts qu'en fin d'exercice. Les directions financières manquent de visibilité, et les élus ne peuvent pas rendre compte précisément du coût énergétique du patrimoine.

Fonctionnalités

Ce que contient réellement le sous-module.

Chaque brique répond à un besoin concret. Toujours partir de la valeur métier, pas de la liste technique.

App Store/SM2.1.5 · Gestion des contrats et dépenses énergétiques

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Fonctionnalités

10 briques du sous-module

10

Cliquez sur une fonctionnalité pour ouvrir le détail.

Catalogue

Vue module

Valeur métier

Mettre fin à la méconnaissance des conditions contractuelles et anticiper chaque échéance.

Principales capacités

Création et gestion des contrats d'approvisionnement : électricité, gaz naturel, réseau de chaleur urbain, eau potable
Attributs contractuels : fournisseur, type de tarif, puissance souscrite ou débit contractuel, option tarifaire, date de début et de fin, conditions de résiliation
Rattachement du contrat aux compteurs et bâtiments couverts depuis le référentiel de compteurs de SM2.1.4
Gestion des avenants et modifications contractuelles avec historique des conditions successives
Référentiel des fournisseurs : identité, coordonnées, interlocuteurs contractuels et techniques
Alertes sur les échéances contractuelles : préavis de renouvellement, dates de fin de contrat, délais de résiliation, paramétrable à J-90, J-60 et J-30

Ce que vous gagnez

Des bénéfices concrets dès le démarrage.

Vision financière consolidée enfin accessible

Vous accédez aux dépenses par fluide, par bâtiment et par période en quelques secondes. Plus besoin de recompiler des fichiers pour répondre en conseil.

Contrats maîtrisés, surcoûts évités

Les échéances contractuelles sont suivies automatiquement. Les puissances sur-souscrites et les anomalies de facturation sont détectées avant paiement.

Budget énergie piloté en temps réel

Vous voyez les écarts entre dépenses réelles et budgets votés en cours d'année, avec une projection de fin d'année fiable. Vous agissez avant que l'écart soit irréversible.

Investissements justifiés par des chiffres réels

Le coût énergétique réel de chaque bâtiment fournit l'argument financier pour défendre les rénovations. Le ROI est calculé sur vos données, pas sur des estimations.

Pour qui, pour quoi

Ce que ce sous-module apporte à chaque profil.

Profils3

Répondre en conseil sur la facture énergétique sans attendre une compilation du service.

Savoir combien la collectivité dépense en énergie par fluide et par rapport au budget voté
Identifier les bâtiments qui concentrent le plus de dépenses pour prioriser les investissements de rénovation
Justifier un investissement de rénovation avec le coût actuel du bâtiment et le retour sur investissement calculé sur des données réelles

Piloter le budget énergie en cours d'année et maîtriser chaque contrat fournisseur.

Une vision consolidée des dépenses par fluide, par bâtiment et par direction, sans recompiler aucun fichier
Suivre l'exécution du budget énergie avec une projection fiable de fin d'année et des alertes sur les dépassements
Croiser les dépenses réelles avec les consommations mesurées pour détecter les écarts entre ce qui est facturé et ce qui est consommé

Contrôler les factures, suivre les contrats et produire les rapports sans recompilation manuelle.

Enregistrer et suivre toutes les factures dans un seul outil rattaché aux bâtiments, sans classeurs séparés par fournisseur
Recevoir une alerte automatique quand un contrat arrive à échéance pour déclencher la renégociation à temps
Générer le rapport budgétaire mensuel en quelques clics et l'exporter directement vers la direction financière

Élu / DGS

Répondre en conseil sur la facture énergétique sans attendre une compilation du service.

S'intègre à votre existant

Compléter l'existant, plutôt que le remplacer.

HexaDone n'impose pas de refonte du système d'information. La plateforme connecte, complète et enrichit ce qui est déjà en place, à votre rythme.

Existant conservé

SM2.1.4 - Flux et consommations
ERP collectivité (import budgets, export comptable)
PDF / CSV (import factures)
Facturation électronique fournisseurs
Outils de reporting financier

Complète, relie, enrichit

Sans refonte du SI

Ce qu'Hexadone ajoute

CONTEXTE
WORKFLOWS
SUPERVISION
PILOTAGE

Compléter

Apportez une vision transversale là où vos outils restent en silos.

Connecter

Reliez vos outils métiers, SI et données dans un référentiel partagé.

Enrichir

Ajoutez pilotage et workflows sans déstabiliser ce qui fonctionne.

Et tous vos outils métiers via connecteurs, API et imports.

SM2.1.4 - Flux et consommationsERP collectivité (import budgets, export comptable)PDF / CSV (import factures)Facturation électronique fournisseursOutils de reporting financier

Écosystème

Sous-modules naturellement complémentaires

Des briques qui s'enchaînent avec Gestion des contrats et dépenses énergétiques pour couvrir l'ensemble du cycle patrimonial.

Patrimoine bâtiSM2.1.4

Flux et consommations

SM2.1.4 mesure ce que le patrimoine consomme en volume. SM2.1.5 valorise financièrement ces consommations. Le croisement des deux détecte les écarts entre consommé et facturé.

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Patrimoine bâtiSM4.2

Arbitrage et scénarii

SM4.2 consomme les données de dépenses réelles de SM2.1.5 pour calculer le ROI des opérations de rénovation. Les arbitrages d'investissement sont fondés sur ce que vous payez réellement.

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Patrimoine bâtiSM4.6

Conformité énergétique et réglementaire

SM4.6 pilote le respect des obligations réglementaires (décret tertiaire, BACS) et s'appuie sur les données de coût produites par SM2.1.5 pour ses rapports.

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Patrimoine bâtiSM0.1

Référentiel Patrimoine Bâti

Les surfaces de SM0.1 alimentent le calcul du coût au m2 dans SM2.1.5. Chaque dépense est rattachée à un bâtiment identifié dans le référentiel patrimonial.

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Prochaine étape

Ce sous-module correspond à votre situation ?

Nos équipes peuvent vous présenter Gestion des contrats et dépenses énergétiques en 30 minutes, adapté à votre contexte réel.

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